Acordar un presupuesto: estimaciones, prioridades y recursos financieros, y el propósito y los beneficios del presupuesto.

Este artículo está escrito en base a la Unidad NVQ " Acuerde un presupuesto ". Esta es una unidad de nivel 3 con un valor de crédito de 4.

Hay dos partes en esta unidad; la primera parte se evalúa con base en conocimiento y comprensión, declaraciones personales, cuestionamientos, discusiones y otras evidencias. La segunda parte se evalúa en base a evidencias a través de varios procedimientos.

Qué significa acordar un presupuesto

Si tiene algunos objetivos cuantificados que necesita alcanzar, o sabe que necesita hacer frente a situaciones críticas que pueden surgir en cualquier momento, necesitará un plan. Deberá planificar sus ahorros, ingresos y gastos, y esto se aplica tanto a las metas personales como a las comerciales. En resumen, deberá "acordar un presupuesto".

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un documento financiero que planifica los ahorros, gastos, ingresos y gastos futuros. Los individuos o las empresas u organizaciones pueden planificar un presupuesto para que pronostiquen si pueden operar con sus ingresos y gastos planificados. El presupuesto también dará una idea de cómo funcionará la empresa durante el próximo año financiero.

Muchos tipos de presupuestos

Puede haber muchos tipos diferentes de presupuestos según la situación o parte del negocio en cuestión y también las cifras financieras disponibles.

Cuando se dispone de cifras financieras insuficientes, se prepara un presupuesto basado en estimaciones del año anterior y esto se denomina presupuesto previsto.
Un presupuesto que se basa en la cantidad de efectivo que se gastará en el próximo año financiero se denomina presupuesto de efectivo.
Si se calculan los costos para iniciar una nueva empresa, incluidos los costos de todos los activos necesarios para iniciar la empresa, entonces se denomina presupuesto de puesta en marcha de empresas.
Y hay Presupuestos de rendimiento que se basan en servicios o proyectos donde los presupuestos se crean evaluando cada elemento individual.
Una estimación de las ventas futuras de una empresa se denomina presupuesto de ventas.

Hay muchos más tipos de presupuestos, todos según el propósito, las metas y otros factores involucrados.

¿Por qué es importante crear un presupuesto?

La planificación con un presupuesto le dará una visión clara de cuánto dinero ingresará y cuánto gastará. Entonces, antes de que realmente gaste en algo, puede decidir si tendrá o no un efecto en las finanzas de ese año. Puede priorizar, lograr objetivos, disminuir gastos no deseados y administrar el dinero de manera eficiente. Crear un presupuesto te aliviará del estrés y las dudas, porque ya sabes lo que tienes y qué esperar.

Habilidades y procesos necesarios para desarrollar un presupuesto

Hay varios procesos que es necesario conocer y comprender antes de desarrollar y acordar un presupuesto. Algunos de ellos se comentan a continuación:

Cómo utilizar estimaciones al desarrollar un proyecto de presupuesto (sección 1.1)
Cómo identificar las prioridades y los recursos financieros necesarios al preparar un presupuesto (sección 1.2)
El propósito y los beneficios de identificar prioridades al preparar un presupuesto (sección 1.3)
El propósito y los beneficios de evaluar y justificar los costos e ingresos estimados (sección 1.4)

Comprender cómo desarrollar presupuestos

El desarrollo de un presupuesto tiene varias etapas y también se deben considerar varios factores. Se crea un borrador de presupuesto que tiene propuestas de gastos e inversiones para el período presupuestario mencionado.

Explicar cómo utilizar estimaciones al desarrollar un borrador de presupuesto (Sección 1.1)

Al desarrollar un proyecto de presupuesto, se tiene en cuenta el presupuesto de los ejercicios anteriores, los estados de resultados y el flujo de caja de la empresa. Al proyectar ingresos y gastos, sea muy cauteloso y conservador y siempre use las cifras reales correctas y definidas si las tiene a mano. También esté preparado para gestionar variaciones en los valores estimados del presupuesto.

Nota: Cuando no tenga cifras reales, al estimar los gastos, calcule lo más alto posible, por ejemplo, la factura de servicios públicos más alta; al estimar los ingresos, adivine un valor bajo, por ejemplo, tome un valor que generó el menor ingreso por un servicio.

Cuando utilice estimaciones para desarrollar un proyecto de presupuesto, prepare una lista de todos los recursos que necesitará para desarrollar el presupuesto. Reúna todos los recursos y finalmente júntelos para desarrollar el presupuesto. Deberá preparar esto antes del inicio del año financiero (fiscal).

Los hechos importantes a seguir al seguir el proceso anterior son:

Necesita crear una lista de todos los gastos. Clasifique los gastos por separado y haga una lista. Por ejemplo, material de oficina, equipo, salarios y seguros. Prepare una lista de gastos estimados y use los gastos del año anterior como referencia.
Busque cualquier restricción, como el monto máximo o mínimo de gasto, o el período de tiempo asignado para ciertas tareas y proyectos, y téngalo en cuenta.
El siguiente paso es crear una lista de todos los ingresos. Clasifique como se indicó anteriormente y prepare una lista de todas las fuentes a través de las cuales tendrá un ingreso y la cantidad estimada para cada una. Por ejemplo, ingresos por servicios prestados, productos entregados, financiación externa, impuestos, ventas o cualquier evento de recaudación de fondos.
Crea un vínculo entre ingresos y gastos. Tienes una lista de ingresos y gastos. Averigüe la fuente de ingresos que le ayudará con un gasto y cree un esquema interactivo.

Es mejor seguir el consejo de personas experimentadas y capacitadas al preparar el presupuesto, ya que no todos están capacitados para desarrollar un presupuesto por sí mismos, especialmente en las grandes organizaciones o empresas.
Mientras tenga una lista de gastos, desarrolle una lista priorizada teniendo en cuenta qué gastos contribuyen al desarrollo de la organización o para lograr un objetivo específico. Anote los gastos estimados para cada tarea priorizada (considere todos los gastos como personal, salario, transporte, recursos, facturas de servicios públicos y cualquier otro gasto asociado).
No asuma que habrá un ajuste estrecho entre los ingresos y los gastos. Pueden surgir gastos inesperados en cualquier momento y, por lo tanto, es aconsejable reservar dinero para gastos diversos.

Haga una lista de las cosas que le gustaría implementar por primera vez en el nuevo año fiscal; por ejemplo, un aumento de sueldo o una ampliación o remodelación de un espacio de oficina. Cree una lista de gastos estimados para estas cosas.
La mejor manera de enumerar todos los datos anteriores es utilizar una hoja de cálculo con los ingresos y gastos enumerados junto con las fuentes. Si los valores proyectados de ingresos y gastos son aproximadamente iguales, entonces el presupuesto se denomina presupuesto equilibrado. Si sus gastos son más bajos que los ingresos, entonces tiene un superávit y puede ver si se puede hacer algo con él para mejorar el negocio u organización. Si los gastos son más altos que los ingresos, habrá un déficit y la organización tendrá que buscar formas de reducir los gastos; por ejemplo, reducir las facturas de servicios públicos y material de oficina, o buscar eventos de recaudación de fondos o donaciones.

Nota: A medida que gane experiencia en el desarrollo de presupuestos, la elaboración de presupuestos para los próximos años será más fácil. Sabrá dónde buscar información y recursos y cómo identificar prioridades.

Explicar cómo identificar las prioridades y los recursos financieros necesarios al preparar un presupuesto (Sección 1.2)

Para mantener un negocio en marcha, las prioridades deben identificarse correctamente (presupuestación basada en prioridades) y las finanzas bien planificadas y administradas.

La lógica detrás de la presupuestación basada en prioridades es que los recursos financieros deben asignarse a partidas presupuestarias, por ejemplo, servicios o proyectos, en función de la eficacia de esta partida presupuestaria para lograr las metas y objetivos que son de gran valor para la organización. Por lo tanto, los elementos del presupuesto se clasifican en función de los hechos anteriores y los fondos se asignan en consecuencia.

Ahora debemos buscar formas de identificar las prioridades y los recursos financieros.

¿Cómo puede alguien identificar las prioridades?

Necesita habilidades, experiencia, pensamiento lógico y un buen conocimiento de cómo funciona o opera la organización. Si redactó el presupuesto del año anterior, entonces tendrá una idea de cómo identificó estos factores y esto le facilitará la tarea. Los artículos priorizados son servicios que ofrecen el mayor valor para la organización o empresa.

Algunas formas de identificar las prioridades al desarrollar un presupuesto

Si redactó presupuestos en años anteriores, use esas listas de ingresos y gastos proyectados como base. Utilice el estado financiero reciente de la empresa u organización para las cifras de ventas y ganancias. Puede haber cambios menores o fluctuaciones en ciertas cifras y las prioridades también habrían cambiado. Tome nota de todos estos cambios y tenga en cuenta todos los factores anteriores al redactar el presupuesto.

Al priorizar elementos en el presupuesto, observe detenidamente cada elemento y su importancia para la organización. Investigar sobre las áreas en las que este elemento tendrá un impacto y enumerar los departamentos que dependen de esto; por ejemplo, mejorar los servicios de TI, tecnologías mejoradas, recortar costos, productividad en el lugar de trabajo, etc. Solicite información e ideas a las personas adecuadas (por ejemplo, personal senior o gerentes, según la organización) y tome la decisión de convertir un elemento en una prioridad.
Busque los propósitos fundamentales por los que la organización se ejecuta, por ejemplo, el bienestar de la comunidad, el apoyo a una vida saludable, la prestación de servicios de calidad para las personas mayores o el suministro de productos para el hogar de calidad a precios razonables. Crea un plan estratégico para identificar las prioridades.
Puede realizar encuestas, reuniones o grupos focales, incluso con el público, para tomar decisiones sobre cómo hacer de un servicio una prioridad.

Una vez que se toma una decisión lógica en la lista de prioridades, necesitamos asignar recursos para estas cosas. Para hacer esto, necesitamos identificar los recursos financieros.

Maneras de identificar los recursos financieros necesarios al preparar un presupuesto

Se necesitarán recursos para gastos continuos, gastos a corto plazo y gastos únicos.

Revise la lista de prioridades para los gastos que tiene. Puede consultar el patrón de asignación de recursos del año anterior y seguirlo, o hacer cambios si hay una alternativa más práctica y beneficiosa disponible. Un artículo puede requerir más financiación que otro, simplemente porque se encuentra en un nivel de prioridad más alto. Algunos servicios pueden tener financiación conjunta.
Mire cada gasto y dibuje un esquema de todo lo que depende de ese gasto en particular; por ejemplo, los departamentos, las áreas de servicio y las áreas de operación. Investigar los efectos que tiene el presupuesto en estas áreas de operación y, con esta información, elaborar una lista de prioridades. Consulte los estados financieros anteriores. Descubra los beneficios de gastar en estas áreas considerándolas una prioridad.
Verifique si hay recursos suficientes para todos los artículos que son una prioridad definida, y si hay escasez, puede buscar patrocinadores, organizar eventos para recaudar fondos o trabajar con organizaciones asociadas para reducir o compartir gastos.

Nota: Dependiendo de la organización o empresa para la que trabaja, su tamaño y la forma en que opera, es posible que necesite un presupuesto general o muchos presupuestos individuales para diferentes operaciones.

Explicar el propósito y los beneficios de identificar prioridades al preparar un presupuesto (Sección 1.3)

Saber identificar las prioridades para desarrollar un presupuesto también tiene muchos beneficios.

Los propósitos y beneficios de identificar las prioridades al preparar un presupuesto son:

Un presupuesto le ayuda a administrar el dinero disponible de una manera muy eficaz.
Identificar las prioridades y los recursos disponibles ayudará a asignar los recursos adecuados a proyectos relevantes o priorizados.
Una vez que tenga un presupuesto bien planificado, puede monitorear de manera efectiva el desempeño de la organización para ver si se han cumplido las metas y los objetivos. Cualquier error que haya ocurrido en las decisiones presupuestarias o cualquier desempeño débil / bajo en el negocio debido a un presupuesto ineficaz se puede utilizar para mejorar el proceso de toma de decisiones en el futuro.

Puede planificar las metas, los objetivos y el desempeño futuros de la organización.
La identificación efectiva de prioridades le ayudará a establecer presupuestos futuros con mayor precisión.
Tendrá una idea clara de cuándo tomar las medidas necesarias si algo sale fuera del plan.
Podrá identificar los problemas incluso antes de que ocurran, ya que estará monitoreando el presupuesto: por ejemplo, necesidades financieras de emergencia o problemas con el flujo de caja.
La presupuestación adecuada de acuerdo con las prioridades ayudará al buen funcionamiento de la organización y aumentará la motivación del personal.

Explicar el propósito y los beneficios de evaluar y justificar los costos e ingresos estimados (Sección 1.4)

Después de identificar las prioridades y los recursos para las partidas presupuestarias, debe apartar los costos de cada partida del presupuesto. Para hacer esto de manera eficiente, debe investigar y evaluar la cantidad que se requiere para cada artículo en el presupuesto. En este proceso se realiza un análisis de costo-beneficio.

Puede evaluar si alguna partida presupuestaria es coherente con los principios que rigen el funcionamiento de la organización.
Puede determinar si los beneficios de una acción superarán los costos o si la productividad aumentará como resultado del presupuesto.
Podrá identificar si hay necesidades de fondos extrapresupuestarios, si el motivo es apropiado o si son legítimos.
Puede evitar cambios de última hora o revisar los próximos planes presupuestarios y estar preparado para afrontarlos.
Puede identificar áreas que pueden requerir gastos adicionales, por ejemplo, proyectos que pueden generar gastos adicionales, y estar preparado
Puede estar seguro de que las estimaciones son realistas y precisas e implementarlas sin preocuparse.
Puede reducir los costos o evitarlos mientras evalúa si encuentra que el gasto no es un requisito o una necesidad.
Podrá decidir fácilmente si los contratos (entregar un proyecto a agencias contratadas) serán más rentables que la organización que trabaja directamente en un proyecto.

Aquí hay un artículo complementario sobre la negociación de presupuestos reemplazados y las habilidades necesarias para acordar un presupuesto.

Espero que encuentre útil la información aquí. No dude en dejar sus sugerencias, experiencias e ideas en la sección de comentarios a continuación.

Gracias por detenerte.

¡Todo lo mejor!

Livingsta