9 estrategias para el uso eficaz del correo electrónico en el trabajo y más

Enviar y recibir correo electrónico es algo común en los negocios en casi todas las comunidades.

Lori Truzy

La importancia del correo electrónico para las empresas

Algunas estimaciones sitúan la cantidad de correspondencia comercial diaria en línea en casi 130 mil millones a nivel mundial. El correo electrónico es una herramienta eficaz para las empresas, pero los mensajes electrónicos deben manejarse con la máxima profesionalidad. A pesar de la importancia del correo electrónico en las interacciones comerciales, la mayoría de los empleadores rara vez brindan capacitación en el uso del correo electrónico. Casualmente, los trabajadores deben comprender la distinción entre correspondencia personal y comercial cuando utilizan recursos comerciales.

En verdad, las interacciones comerciales con el correo electrónico pueden ser perjudiciales si no se llevan a cabo correctamente. Como consejero de rehabilitación, he trabajado con clientes para mejorar las habilidades verbales y escritas para el entorno empresarial. Además, he ayudado a los empleadores a implementar estrategias para comunicarse de manera efectiva con el correo electrónico. A continuación se presentan técnicas que han demostrado ser beneficiosas e ideas para crear una política útil.

Encuesta

Las interacciones por correo electrónico ocurren a lo largo de la jornada laboral.

Lori Truzy

9 estrategias efectivas para el uso del correo electrónico en el trabajo

1. Evite las bromas inapropiadas. El uso de ciertas palabras y frases para denigrar a una persona puede ser motivo de despido inmediato. Muchas organizaciones tienen políticas contra el uso de lenguaje explícito, es decir, escuelas. Los tipos de comentarios ofensivos en el correo electrónico y otras comunicaciones incluyen: insultos raciales, declaraciones de origen nacional intolerantes, comentarios sesgados sobre la discapacidad de una persona e insultos relacionados con la orientación sexual. En consecuencia, la investigación ha demostrado que las empresas se benefician de tener una reputación respetuosa con los empleados y el público en general. Restrinja su opinión personal sobre la comedia de las comunicaciones comerciales, incluidos los correos electrónicos.

2. Considere la hora del día. La hora del día puede influir en las reacciones a un correo electrónico. Al final del día, una persona puede enviar una correspondencia en línea en un lenguaje conciso que puede no reflejar lo que usted sabe sobre el empleado, cliente o contratista. Además, considere si es apropiado enviar un correo electrónico fuera del horario laboral. Por ejemplo, enviar un mensaje de texto a un supervisor por la noche cuando está con la familia puede no ser una gran idea. (¿Con qué urgencia necesita una respuesta? ¿Se trata mejor el problema durante el siguiente día hábil?)

3. Trate de no enviar correos electrónicos durante los descansos y el almuerzo. La gente aprovecha los descansos y la hora del almuerzo para recuperarse del estrés en el trabajo. También pueden lidiar con problemas personales durante estos períodos. Por estos motivos, ponerse en contacto con otra persona por correo electrónico puede resultar en respuestas redactadas apresuradamente con ideas mal expresadas durante el almuerzo o el recreo. Una técnica que suelen utilizar los profesionales es reservar un tiempo durante la jornada laboral para responder y escribir correos electrónicos con el fin de mantener la claridad y el enfoque.

4. Determine cuándo el correo electrónico puede no ser la mejor opción. Los temas que involucran largas conversaciones se pueden atender mejor a través de interacciones cara a cara o mediante una llamada telefónica. Además, los asuntos confidenciales o los temas delicados deben evitarse en los intercambios de correo electrónico en el lugar de trabajo, a menos que se cuente con el personal de recursos humanos o el gerente apropiado. Estos problemas pueden incluir: discriminación potencial, discrepancias salariales y problemas de salud. Asimismo, la lluvia de ideas requiere tiempo y esfuerzo, lo que hace que dicha actividad sea más adecuada para otra forma de comunicación. En esencia, las áreas de discusión que requieren más de unos minutos para resolverse pueden no ser apropiadas para el correo electrónico.

5. No responda con ira. Recibir un correo electrónico puede ponerlo en una actitud defensiva. Sin embargo, cálmate antes de enviar tu respuesta. En el entorno laboral actual, mostrar tacto es un atributo muy apreciado por los empleados. Además, absténgase de utilizar vocabulario profano. Considere este hecho: el correo electrónico enfurecido que escribe puede convertirse en parte del ciclo de noticias del día siguiente o ser publicado en las redes sociales. En resumen, es posible que desee conservar su trabajo mientras establece relaciones productivas dentro y fuera de la organización. En otras palabras, demostrar capacidad de moderación emocional puede beneficiar su trayectoria profesional en general.

6. Piense antes de enviar su correo electrónico. Primero, piense mentalmente en su selección de palabras para la correspondencia. Luego, escribe un borrador del correo electrónico. Finalmente, revíselo y realice los cambios necesarios. Si el tiempo lo permite, permita que otra persona le dé su opinión. Asegúrese de que el tema sea el punto central de la interacción.

7. Utilice plantillas cuando corresponda. Tener un sistema implementado reduce algunos de los problemas relacionados con el correo electrónico. Muchas empresas y organizaciones desarrollan y mantienen correos electrónicos formateados para diversas situaciones que son rutinarias para el negocio. Denegar o aprobar servicios, devolución de productos, junto con la programación de reuniones son solo algunas de las áreas que son apropiadas para las plantillas. Cuando una organización da un paso así, la calidad del servicio puede mejorarse al tiempo que se reducen los errores en los intercambios escritos. Las plantillas también son excelentes herramientas para ahorrar tiempo.

8. Su mensaje debe ser conciso y cortés. Redacte su mensaje con el entendimiento que le está escribiendo a otro ser humano. Utilice un saludo y un cierre cortés. Concéntrese en el propósito del correo electrónico mientras evita la jerga y los insultos. Vaya al grano diplomáticamente. No menciones preocupaciones no relacionadas.

9. Tu tono importa. No intimide a sus compañeros de trabajo, contratistas o consumidores por escrito o cualquier otra forma de comunicación. El lenguaje amenazador puede tener consecuencias graves. Mantenga el tono positivo del correo electrónico. Muestre pensamiento progresista al incluir oraciones que demuestren voluntad para resolver problemas. Un ejemplo podría ser: "Estoy seguro de que podemos encontrar una solución al problema".

Actuar demasiado rápido ante un correo electrónico podría tener ramificaciones

Lori Truzy

Consecuencias legales y consideraciones de política

Puede haber ramificaciones legales relacionadas con los correos electrónicos enviados apresuradamente. De hecho, los tribunales han reconocido la correspondencia en línea como un registro escrito. Por lo tanto, comprenda el correo electrónico como memorandos comerciales, documentación electrónica o declaraciones que pueden examinarse si surge la necesidad. Al capacitar a los nuevos empleados, las empresas se beneficiarían de permitir que los trabajadores practiquen con diferentes escenarios para mejorar sus habilidades para manejar el correo electrónico. En esencia, desarrollar una política y participar en la capacitación sobre la interacción por correo electrónico ayuda a una organización a mantenerse alejada de los litigios. A continuación se presentan algunos componentes importantes de una política eficaz relacionada con el uso del correo electrónico. Sin embargo, es posible que los dueños de negocios deseen consultar a un abogado antes de implementar la política en el lugar de trabajo.

Componentes esenciales de una política de correo electrónico para empresas

• Indique qué tan rápido deben responder los empleados a los mensajes legítimos en línea.
• Especifique que cada empleado debe capacitarse en el uso apropiado de plantillas.
• Informar a los empleados La correspondencia en línea que utiliza los recursos de la empresa está sujeta a revisión a discreción del empleador o de las autoridades cuando sea necesario.
• Defina cuándo los empleados pueden comunicarse con otro personal, clientes o contratistas por correo electrónico. (¿Deberían estar apagados los teléfonos durante las reuniones? ¿Deberían abordarse las preocupaciones personales por correo electrónico durante el horario laboral? ¿Cuándo son las excepciones?)
• Explique qué hacer en circunstancias inusuales. (En el caso de un mensaje electrónico particularmente perturbador, ¿a quién se debe contactar? ¿Se debe notificar a las autoridades?)
• ¿Cómo se solucionará la falta de respuesta al correo electrónico? Además, ¿se debe ignorar el correo electrónico o reenviarlo a un supervisor?
• Detalla exactamente qué idioma no puede contener un correo electrónico. Por ejemplo: “Nuestras organizaciones tienen tolerancia cero para los insultos raciales o de género en la correspondencia verbal o escrita, incluido el correo electrónico.
• Especifique las consecuencias por violar la política. Por ejemplo, “Si se descubre que un empleado utiliza un lenguaje de intimidación en nuestro sistema de correo electrónico, estará sujeto a una revisión por parte de RR.HH. teniendo en cuenta el despido.

Detente y reflexiona antes de presionar el botón de enviar

Lori Truzy

Encuesta