5 formas de combatir la fluencia del alcance

No permita que el alcance de la información perjudique su negocio Siga leyendo para aprender cómo superar este problema.

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La fluencia del alcance, también conocida comúnmente como revestimiento de oro, ocurre cuando los requisitos que no se tomaron en consideración previamente durante la fase de planificación comienzan a incorporarse a un proyecto después de que el desarrollo ya ha comenzado. A medida que se acumulan estos requisitos adicionales, los proyectos y los equipos de proyectos comenzarán a desmoronarse bajo el peso del trabajo adicional. Si bien existen requisitos legítimos que pueden aparecer y que deberán incluirse en el plan del proyecto durante el desarrollo, la responsabilidad recae sobre los hombros del gerente del proyecto para impulsar las conversaciones e implementar procesos que evitarán que el alcance del trabajo se expanda más allá de lo que se considera crítico después de que el alcance inicial ya esté acordado. El siguiente artículo presenta cinco herramientas que los gerentes de proyectos pueden usar para mantener bajo control el avance del alcance.

5 formas de combatir la fluencia del alcance

1. Reúna requisitos claros.
2. Tener la aprobación de todas las partes interesadas sobre los requisitos.
3. Cambie el proceso de control.
4. Negociar
5. Planifique las fases futuras.

1. Reúna requisitos claros

La primera parte de una buena recopilación de requisitos es asegurarse de tener todos los actores clave conectados al proyecto desde el principio. Una vez que esté seguro de que tiene a todos los actores clave involucrados, una buena manera de comenzar a recopilar requisitos es tener una conversación inicial con el patrocinador ejecutivo del proyecto para que ella piense cuáles son los requisitos y dejar que ella lo guíe sobre a quién dirigirse. hablar con el siguiente. Durante esas conversaciones, documente los requisitos funcionales frente a los no funcionales, y también qué requisitos se requieren frente a qué requisitos sería bueno tener. Una vez que llegue a un punto en el que se sienta cómodo, tendrá un comienzo sólido en la creación de los requisitos, programe sesiones con el equipo más grande para revisar los requisitos y asegurarse de que todo esté en cuenta. Adicionalmente,Para asegurarse de que todo se tenga en cuenta desde el principio del proyecto, tal vez intente realizar una sesión de lluvia de ideas o mapear el flujo del proceso a un alto nivel para asegurarse de que todo se tenga en cuenta. Continúe socializando los requisitos hasta que esté seguro de que se han desarrollado adecuadamente, dando al alcance de su proyecto una base sólida.

El triángulo de hierro en la gestión de proyectos ilustra cómo si cambia alguno de los elementos de alcance, cronograma o costo de un proyecto, los otros dos elementos también cambian.

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2. Aprobación de las partes interesadas

Una vez que haya desarrollado por completo los requisitos de un proyecto, otra buena manera de evitar el deslizamiento del alcance es hacer que todas las partes interesadas del proyecto firmen esos requisitos. Si nunca antes ha tenido partes interesadas que hayan hecho esto, es posible que se sorprenda de la cantidad de requisitos que se agregan o modifican cuando comienza a pedirles que firmen y validen que sienten que todo ha sido capturado. Esto puede agregar un tiempo significativo al proyecto al principio, pero le ahorrará mucho dolor en el futuro, ya que los requisitos de limpieza reducirán el riesgo de que el alcance se filtre. Un beneficio adicional de que las partes interesadas firmen los requisitos es que si acuden a usted mientras el proyecto está en la fase de desarrollo y tratan de expandir el alcance del proyecto agregando requisitos,puede recordarles el documento que firmaron anteriormente y recordarles que no pueden cambiar el alcance del proyecto sin afectar la línea de tiempo y el costo del proyecto.

3. Proceso de control de cambios

Un buen proceso de control de cambios pone la responsabilidad en el equipo que lidera el proyecto de aprobar todos los cambios en el alcance inicial del proyecto como grupo. Uno de los beneficios de un proceso de control de cambios es que sirve como control y equilibrio de que el director del proyecto no está operando en el vacío. Otro beneficio de un proceso de control de cambios es que se comparte la responsabilidad de la toma de decisiones, ya que todas las solicitudes para desviarse del alcance inicial del proyecto tienen una solicitud detallada enviada que es examinada por el liderazgo superior del proyecto. Como parte de la investigación de antecedentes, el liderazgo del proyecto no solo debe revisar la pregunta principal, sino también los riesgos, costos y recursos asociados con la realización de ese trabajo.

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4. Negociar

No tema negociar con las partes interesadas que quieran realizar cambios en el alcance acordado de un proyecto. Esto requerirá algo de creatividad de su parte. Una buena táctica puede ser decir que le agradaría incluir ese requisito en el alcance del proyecto, pero solo si se recortan otros elementos del alcance existente para liberar recursos, dinero y tiempo para adaptarse al cambio. Alternativamente, si el solicitante está convencido de incorporar un requisito específico, puede redactar la solicitud de control de cambios y presentarla al comité. Alternativamente, otra opción es explorar formas alternativas de incorporar lo que el solicitante está buscando de una manera que no tenga un impacto dramático en el alcance existente.

5. Fases futuras

Otra táctica es trabajar con la persona que busca expandir el alcance de un proyecto y ver si existe la oportunidad de hacer ese trabajo como parte de una fase futura. Esta es una venta especialmente fácil si el solicitante tiene mucho trabajo que le gustaría ver hecho. Quizás el mayor beneficio de este enfoque es que le brinda más tiempo para analizar las solicitudes de manera adecuada y desarrollar el mejor plan para ejecutar al agregar esa funcionalidad.

© 2016 Max Dalton