5 formas en las que el propietario de una empresa puede reducir costos

Cinco consejos y trucos para reducir costes (para propietarios de empresas)

Marten Bjork a través de Unsplash.com

En esta economía, los directores ejecutivos buscan lograr dos cosas: aumentar los ingresos y reducir los costos. La gestión exitosa de estas dos áreas, ingresos y costos, produce mayores ganancias. Manejar solo uno e ignorar el otro a menudo significa dolores de cabeza y estrés, y en algunos casos cerrar las puertas.

Es fácil para los directores ejecutivos y propietarios de empresas concentrarse en aumentar los ingresos. Aumentar los ingresos significa trabajar en las tareas que son críticas para la misión, o en otras palabras, trabajar en las tareas que “son el negocio”: es decir, construir el mejor widget, vender las grandes cuentas y encontrar o aumentar esa ventaja competitiva.

Para muchos, controlar y reducir los costos es una ocurrencia tardía, a veces una distracción. Los costos directamente asociados con los ingresos generalmente se monitorean muy de cerca. Estos incluyen el costo de materiales, ventas y mano de obra. Sin embargo, algunos costos asociados con el "funcionamiento del negocio", como las funciones de contabilidad (por ejemplo, nómina, cuentas por pagar, cuentas por cobrar), la gestión de recursos humanos y la gestión de registros, pueden ignorarse fácilmente.

No controlar o monitorear estos costos indirectos generalmente conduce a una bola de nieve de problemas, como aumento de desperdicio, riesgo de fraude, costos laborales inflados y costos de oportunidad más altos. A continuación, presentamos cinco formas en las que un director ejecutivo o propietario de una empresa puede administrar y reducir mejor sus costos indirectos.

1. Aplicar un "método" a la locura

Una de las primeras cosas que debe hacer para obtener el control de una actividad que usted o su empresa está realizando es aplicar una metodología o sistema a esa actividad. Por ejemplo, en lugar de simplemente revisar una pila aleatoria de papeles desorganizados cada vez que busca algo específico, puede ordenar los papeles alfabéticamente por tema. Hacer esto le permite localizar más rápidamente lo que está buscando cada vez que acceda a esa pila de papeles.

La aplicación de un sistema de alfabetización de los documentos significa que puede encontrar cosas en cuestión de segundos en lugar de minutos. Multiplique esos ahorros cada vez que busque algo, luego calcule el costo de su tiempo y comenzará a ver que algo tan simple como ordenar los papeles por orden alfabético puede ahorrarle dinero.

Alfabetizar documentos es solo un ejemplo con el que todos pueden identificarse y que ilustra las ineficiencias de atacar un trabajo sin un proceso que ayude a facilitar la función del trabajo.

La aplicación de un método estándar a una actividad empresarial se denomina "gestión de procesos empresariales" o BPM. Usando el ejemplo anterior, los papeles no se ordenan alfabéticamente por sí mismos, por lo que es necesario implementar un proceso para asegurarse de que los papeles se almacenen en su estado alfabético.

2. Automatización

Automatizar un proceso puede ser una de las formas más rápidas de reducir costos. Eso es, costos. Si se realiza correctamente, la automatización puede reducir más que solo los costos laborales. La automatización también puede reducir los costos de corrección de defectos al eliminar el error humano (y otras variables) de un proceso. La automatización también ayudará a exponer los desechos y utilizar los recursos de manera más eficiente.

Para aclarar el punto sobre la reducción de los costos laborales, la automatización no significa necesariamente que podrá participar en una reducción de personal a gran escala. Significa que sus empleados podrán enfocar sus esfuerzos con mayor precisión y hacer más trabajo en menos tiempo.

La automatización no significa implementar robots o gastar grandes cantidades de capital en grandes sistemas informáticos complejos. Implementar un proceso automatizado puede ser tan simple como crear una macro en una hoja de cálculo de Excel, o puede ser tan complejo como implementar una plataforma de imagen de documentos completamente nueva. En cualquier caso, de manera similar a aplicar un "método a la locura", debería poder identificar dónde se están ahorrando tiempo y / o materiales y traducir eso en dólares.

3. Tecnología

La tecnología es el medio para la automatización, pero no debe confundirse con la automatización. Como se indicó anteriormente, la automatización puede ser tan simple como usar Excel para calcular el uso de materiales o una base de datos de Access para implementar un sistema de seguimiento de flujo de trabajo simple. La tecnología le permite capturar información a una escala que es inalcanzable en un proceso manual.

El uso de la tecnología adecuada para el trabajo correcto debería mejorar la calidad, aumentar la velocidad y reducir el desperdicio. La tecnología no debe limitarse ya que solo el motor que impulsa el trabajo a través de los pasos de mejora del proceso, también se puede utilizar para introducir trabajo en el sistema (por ejemplo, escanear un documento en papel o recibir un correo electrónico) y salir del trabajo del sistema (por ejemplo,, cumplimiento de impresión o interfaz de datos de salida).

La tecnología adecuada debería facilitar la vida de sus empleados y comenzar a recopilar información valiosa sobre qué tan bien su empresa está desempeñando sus procesos centrales y administrativos.

4. Seguimiento

La información es clave para la mejora de procesos. No importa si esa información se recopila a través de un proceso automatizado o si esa información se recopila utilizando tecnología. Lo importante es que tenga la información al alcance de la mano, de modo que pueda identificar patrones y tendencias clave para determinar la trayectoria de costos de sus procesos. Como director ejecutivo, ya está familiarizado con la realización de este tipo de seguimiento con datos financieros, datos de mercado y con la lectura de indicadores clave de rendimiento de su negocio principal.

La información sobre todos los procesos de su negocio debe estar disponible para todas las partes interesadas de su organización. Esto permite a las partes interesadas (es decir, gerentes de oficina, gerentes de compras, gerentes de almacén, etc.) realizar el mismo análisis que haría para su negocio en su conjunto, pero a un nivel que coincida con su área de responsabilidad. Ahora sus partes interesadas están facultadas para tomar decisiones informadas sobre cambios de proceso significativos. Pueden ver los beneficios (o la falta de ellos) de esos cambios, comenzando el proceso de eliminar los defectos y costos del proceso.

5. Propiedad

Ahora que sus partes interesadas tienen la información para monitorear sus procesos, comenzarán a sentir más responsabilidad y propiedad, en lugar de simplemente administrar el status quo. Las partes interesadas del proceso que sienten que están contribuyendo al bienestar de la empresa pasan más tiempo pensando estratégicamente en cómo pueden ahorrar tiempo, dinero y otros recursos a la organización; en lugar de gestionar de forma reactiva las crisis y los sobrecostos.

A veces puede ser difícil para un director ejecutivo ceder cierto control sobre ciertos procesos. ¿Cuántas veces ha dicho, "Todos los gastos que excedan los $ 1000 deben tener mi aprobación" o "Debo aprobar todas las solicitudes de contratación nueva"? Hacer esto ralentiza la agilidad de su empresa; dejar que sus gerentes hagan su trabajo, le permite hacer el suyo. Ceder la propiedad a sus gerentes es mucho más fácil de hacer cuando el método, la tecnología y el monitoreo están en su lugar.

Conclusión

Siempre hay un costo por cambiar la forma en que funciona su negocio (es decir, implementar un cambio de proceso). Cualquier cambio en el proceso debería merecer al menos un rápido análisis de costo / beneficio. Cuanto mayor sea el cambio, más profundo será el análisis. Analizar el cambio de proceso puede ser una tarea complicada. Cuantificar los ahorros de costos en áreas como desperdicio y calidad puede ser más difícil que aquellos encontrados en tiempo y recursos.

La implementación del método, la automatización, la tecnología, el monitoreo y la propiedad lo acerca a ser capaz de identificar el costo real de la mejora al brindarle la información necesaria para tomar esas decisiones. La mejora del proceso normalmente lleva tiempo y, en algunos casos, el costo de la mejora del proceso se carga al principio del proyecto. No pierda de vista los objetivos a largo plazo y abandone un proyecto de mejora de procesos demasiado pronto.

Estas formas de administrar los costos están probadas por el tiempo. Hay muchas metodologías en el mercado que puede implementar, así como soluciones de software / hardware que le brindarán la información necesaria para administrar su negocio de manera más efectiva. Como director ejecutivo, depende de usted iniciar el proceso de cambio.