5 reglas para correos electrónicos más profesionales

Mantenga su comunicación escrita profesional

Probablemente hayas escuchado esto: "Cómo escribes es tan importante como lo que escribes". En estos días, la "marca personal" de alguien lo es todo, tanto en línea como en el mundo profesional ". Mantener sus correos electrónicos profesionales contribuirá en gran medida a respaldar su marca personal.

En muchos sentidos, los programas de correo electrónico y mensajería instantánea permiten el equivalente visual de escuchar a escondidas una conversación telefónica. Hay blogs que ofrecen consejos sobre cómo escribir un correo electrónico "como si algún día se lea en una declaración judicial". Estos blogs tienen muchos consejos sobre lo que no se debe hacer, pero muy pocos sobre lo que debe hacer una persona o por qué es importante.

Estas son mis cinco reglas principales de "qué no hacer" y sugerencias sobre qué hacer en su lugar:

Regla 1: Esté atento a sus reacciones (también conocido como "No ventilar")

Este puede ser el más difícil de seguir. Aquí está la situación más común que he observado:

Escuchas algo en una reunión virtual y tu reacción es enviar inmediatamente un mensaje instantáneo, un emoji (si tu mensajería instantánea tiene esa capacidad) o un correo electrónico a alguien que también está en la reunión.

¿Cuál es el riesgo?

Si la persona a la que está enviando el comentario está compartiendo su pantalla con una audiencia más amplia, pero esa persona olvidó desactivar sus notificaciones por correo electrónico y / o mantener la pantalla de mensajería instantánea cerrada… sus comentarios ahora son públicos.

No piense ni por un minuto que nadie se dio cuenta, créame, TODOS LO VIERON.

¿Qué hacer?

1. Si su comentario es relevante para el tema de la reunión: hable en la reunión.
2. Si su comentario es simplemente una reacción instintiva: guárdelo para usted por un minuto y escuche un poco más la conversación. Es posible que la declaración a la que reaccionó fuera solo una parte de la historia.
3. Espere hasta después de la reunión: si realmente fue tan bueno o malo, guárdelo para una discusión privada después de que termine la reunión.

Regla 2: Verifique a quién va dirigido su correo electrónico

Debido al rápido ritmo de los negocios, todos estamos en alerta máxima todo el tiempo y todo vence ayer.

Este es un escenario probable:

Alguien envía un correo electrónico. Luego, en cinco minutos o menos, esa persona aparece en su escritorio, llama o envía un mensaje instantáneo: "¿Recibiste mi correo electrónico?"

Con el tiempo, aprende a dejar de hacer lo que esté haciendo para leer todos los correos electrónicos que le llegan de inmediato. Como resultado, también está motivado para responder de inmediato.

Luego, descubre que su respuesta fue a la persona o personas equivocadas en la empresa.

¿Cómo pasó esto?

Quizás presiona "responder a todos" por costumbre en lugar de reenviar el correo electrónico como inicio de una conversación paralela. Quizás el remitente escribió el nombre incorrecto o usted tiene el mismo nombre que otra persona de la empresa.

¿Qué hacer?

1. Antes de presionar enviar: tómese un minuto más para revisar todo: su lista de destinatarios, su correo electrónico en general (tal vez su mensaje no sea claro, omitió palabras, etc.);
2. Intente cancelar el mensaje tan pronto como se dé cuenta del error. Si la función "Recuperar este mensaje" no funciona:

Regla 3: Mantenga lo personal separado de lo profesional

Si no lo ha hecho usted mismo, habrá escuchado historias como esta:

Se ha enviado un correo electrónico muy personal no solo a la persona prevista, sino también a TODA LA EMPRESA.

¡¡¡Ay !!! El factor de la vergüenza está fuera de serie… tanto para el remitente como para los destinatarios.

¿Qué hacer?

SIEMPRE mantenga su trabajo y sus correos electrónicos personales separados, y evite iniciar sesión en la versión en línea de sus cuentas de Gmail, MSN, Yahoo o Hotmail desde su computadora portátil (o computadora de escritorio).

Es más fácil combinar correos electrónicos personales y comerciales en una sola ubicación para que pueda vigilar ambos. Sin embargo, ahora que nuestros teléfonos móviles son tan inteligentes y potentes como nuestras computadoras portátiles (tabletas, etc.), ya no es necesario combinar las libretas de direcciones de correo electrónico.

Regla 4: Esté atento a su audiencia

Incluso si su correo electrónico está destinado a una audiencia específica, tiene el potencial de ser reenviado a cualquier persona, en cualquier lugar de la empresa o más allá.

En el mundo empresarial, nunca se limita a escribirle a su amigo o compañero de trabajo. Siempre debe asumir que el correo electrónico será leído por alguien más alto en la empresa. Su mejor opción es abordar cada correo electrónico como si estuviera escribiendo a su gerente, al jefe de su gerente oa un cliente.

Al mismo tiempo , evite usar jerga, acrónimos o palabras de la industria que solo su profesor de literatura universitario podría usar. Estas cosas no te hacen parecer más inteligente… solo molestan a los lectores y hacen que tu mensaje sea más difícil de entender.

REGLA 5: Cuide su lenguaje

Esto no solo significa "no decir palabrotas" (o mantenerlo "PG" como la clasificación de la película), eso debería ser obvio. Si no es así, espere tener una conversación con Recursos Humanos.

"Cuida tu lenguaje" también significa mantenerlo en "PC" (políticamente correcto).

RECUERDE: Su correo electrónico puede ser leído por cualquier persona dentro o fuera de la empresa. Dado que no hay forma de saber quién podría ser el lector final, mantenga su lenguaje y su tono neutros.

¿Y si no estás seguro?

1. Haga que un colaborador de confianza lea el correo electrónico y brinde comentarios o sugerencias sobre cómo podría mejorar el mensaje.
2. Escriba el correo electrónico (sin destinatarios) y luego guárdelo en su carpeta "borrador" por un tiempo. Al día siguiente (o más tarde ese día si tiene una fecha límite), revíselo.

• ¿Sigue diciendo lo que pensaba que estaba escribiendo?
• ¿El correo electrónico te muestra como el profesional que eres? Si no es así, arréglalo o pide ayuda.

TENGA MUCHO CUIDADO cuando publique en las redes sociales.

Si es propietario de una pequeña empresa, contratista independiente, etc., debe tener páginas de redes sociales separadas para su empresa. Asegúrese de que sus comentarios y publicaciones estén directamente relacionados con el producto o servicio que ofrece.

Si ha tenido un mal día, no lo transmita en Facebook o Twitter, y no destruya la empresa para la que trabaja. Es posible que sus compañeros de trabajo o amigos supervisores de Facebook (pasados ​​y presentes) no lo entiendan. Además, muchas empresas ahora tienen programas que monitorean cómo y cuándo se usa su nombre corporativo y por quién (consulte el manual de su empresa).

No lo olvide: los posibles empleadores intentarán ingresar a su (s) página (s) para decidir si usted es "un buen candidato" para el trabajo. No se necesita mucho para poner en duda su reputación (marca personal) y perder una entrevista o una oferta de trabajo.

Su mejor plan: levante el teléfono (sí, esa cosa con los números) y llame a alguien en quien confíe para desahogar sus frustraciones.

Cuando trabaja en un entorno corporativo, es importante recordar que ninguna de sus comunicaciones es privada. Todos los correos electrónicos que envíe (tanto internos como externos) pueden ser leídos por cualquier persona interesada en el tema. Si dice algo incorrecto, responda a todos o envíelo a la persona equivocada, podría poner en riesgo su reputación profesional (marca personal), su trabajo y la empresa.

Al final, el mejor consejo es usar su sentido común y mantener lo personal separado de los negocios tanto como pueda. Como nos recuerda la película de 1972 El padrino: "No es personal, es un negocio".