3 trucos para frenar la procrastinación en las presentaciones

¿Sufres de procrastinación en la presentación? Encuentre algunos consejos para hacer sus presentaciones a tiempo sin prisas de última hora.

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Su presentación vence la próxima semana. Las diapositivas no están listas. Su contenido es un desastre, detallado y sin valor. Y estás pensando: "Ah, terminaré esto en un instante; puede esperar unos días…".

Dos días hasta la hora del espectáculo: "Esto está tardando más de lo esperado; simplemente lo improvisaré".

"Let's Wing It" no es la solución

Este es un escenario familiar para muchos presentadores. A veces, simplemente se siente abrumado con demasiadas cosas y no puede darse el tiempo para preocuparse por la próxima presentación en el futuro cercano. A este fenómeno lo llamo "Procrastinación en la presentación".

Conocemos los efectos adversos de la procrastinación en nuestra productividad. ¿En qué se diferencia la procrastinación de la presentación? Por un lado, los efectos calamitosos del trabajo de última hora aquí se agravan en el escenario, evidentes para que la audiencia los escudriñe. Cuando presenta, se representa a sí mismo. Una presentación a medias se refleja horriblemente en su credibilidad y profesionalismo. Te hace parecer desprevenido, desorganizado y posiblemente incluso vago.

'Winging it' no funciona la mitad del tiempo. Puede exudar tanto carisma que se desborde de sus oídos, pero si no sabe realmente de lo que está hablando o no ofrece ningún valor, la audiencia verá a través de estas travesuras.

Cómo motivarse para trabajar en su presentación

Idealmente, debería estar preparado. Invierta el tiempo para conocer sus cosas y hacer el trabajo correctamente. Sin embargo, la verdad del asunto es que no puedes simplemente dejar de lado tus compromisos de incluir tanto a Picasso en tus diapositivas como a Ralph Waldo Emerson en tu guión. Algo tiene que ceder. Como defensor de las presentaciones productivas, ofrezco algunos posibles atajos que puede crear usted mismo.

Truco # 1: Comprenda que es un proceso

Reconozca que crear una buena presentación es una suma de partes, un proceso paso a paso, por así decirlo. Utilizar sus bolsillos de tiempo libre para llenar estos vacíos garantizará que lo haga rápidamente y evitará comprometer demasiado la calidad.

Es posible que tenga su propio 'sistema', pero seguir un proceso estructurado le permite 'hacer' mucho más rápido y le da tiempo para hacer el esfuerzo de hacerlo casi 'perfecto'.

Hack # 2: Reutilizar el trabajo pasado

Al contrario de lo que sugieren algunos profesionales de la comunicación, simplemente no tienes tiempo en todos los casos para crear una presentación personalizada para tu audiencia desde cero.

Si usted es capacitador o trabaja en un departamento especializado, es probable que finalmente vuelva a hablar sobre el mismo concepto o idea. Nada le impide utilizar el gráfico o la transcripción específicos que ha creado minuciosamente antes de crear su próxima presentación.

Truco n. ° 3: subcontrata partes de tu presentación

Este es más un último recurso si simplemente no puede perder el tiempo. Deje que un profesional le quite el peso de encima subcontratando partes de su presentación. Por ejemplo, contrate a un diseñador si tiene problemas con el diseño. Solicite la ayuda de un redactor publicitario si está perplejo con el contenido.

Observe que no sugerí que se liberara completamente del proceso; debe conocer mejor su presentación. Inyecta tu poco de originalidad en él. Su contribución puede consistir en proporcionar la estructura del mensaje o esbozar diseños.

La paradoja de la perfección

Soy bastante perfeccionista, como estoy seguro de que muchos de nosotros lo somos. En mi juventud me encantaba dibujar animales. Dibujaría las extremidades, las orejas y la cabeza, y dejaría los ojos para el final; Siempre lo estropeaba. Machacaría el papel y me desharía de la miserable criatura.

Cuando se trataba de diseñar presentaciones, las cosas no eran muy diferentes. Seguí incesantemente la idea de la perfección. Hice 50-60 pequeños ajustes en una diapositiva antes de quedar satisfecho. Por otra parte, nunca estuve realmente satisfecho.

Date cuenta de que nada puede ser perfecto

Sin duda, estos actos me hicieron notar por su buen trabajo, pero también afectaron negativamente mi horario de entrega. En tres horas, ¿todo lo que había hecho eran tres miserables diapositivas de 60? Tuve que posponer cargas, envíos de trabajos y espacios para presentaciones.

No hay nada de malo en querer ser 'perfecto', ¿verdad? Incorrecto. La perfección es un mito. Las cosas nunca serán perfectas, al menos para ti. Pero pueden ser "suficientemente buenos" o mejores.

Pasé horas enfocándome en pequeños detalles en ciertas áreas diminutas, comprometiendo así la calidad en general. Cuando llegaron los plazos, simplemente no pude entregar lo que tenía en ese momento. Solo tenía la mitad de un paraguas viable.

Hazlo

En situaciones en las que tiene tiempo limitado (o no), sopesar el costo de oportunidad lo es todo. ¿Preferiría tener unas cuantas super diapositivas pero no poder dar la presentación en absoluto o tener una plataforma completa de un estándar aceptable para hacer una presentación?

Me encanta cómo las cosas deberían ser fantásticas, pero hay una delgada línea entre "lo suficientemente bueno" y dejar de hacerlo. No estoy alentando a que envíe un producto a medias, pero retrasar un producto 'suficientemente bueno para enviar' es igualmente malo. La vieja máxima es cierta: "Mejor hecho que perfecto".

Hecho es mejor que perfecto.

¿Lo que realmente importa?

Hornee su presentación (perdón por el juego de palabras) capa por capa. Constrúyalos desde cero. Si sucede que se le acaba el tiempo, aún estará en una buena posición para dar la presentación independientemente. Un entrenador de discursos amigo mío, Benjamin Loh, tiene esto que decir:

Se trata de priorizar las partes importantes para lograr que esté 'Hecho' o 'Suficientemente bueno' antes de aspirar a ir más allá.