10 consejos sobre cómo capacitar a otra persona para que haga su trabajo

Realización de capacitación en el trabajo

Capacitar a alguien para que haga su trabajo puede ser muy importante. Puede ayudarlo a tener una copia de seguridad en caso de que surja algo y necesite ayuda, o si tiene que tomarse un tiempo libre inesperado y desea asegurarse de que sus obligaciones laborales se mantengan al día. Incluso si alguien tiene un título en algo, no significa que conozca el trabajo. Tienen que mostrarles cómo funciona su organización.

La mayoría de la gente siente que capacitar a otra persona para que haga su trabajo puede ser una amenaza para su puesto, pero no lo es. En todo caso, le permite ascender o irse a otra organización, tenga la seguridad de que alguien estará allí para ocupar su lugar. Capacitar a otra persona para que haga su trabajo promueve la capacitación para la sucesión, por lo que siempre puede asegurarse de que alguien lo suceda.

Por último, esto se verá bien en su currículum si es un entrenador capaz. No todo el mundo es capaz de entrenar. Si puede capacitar a otros a pesar de diferentes personalidades, problemas sociales, etc., le dará aún más credibilidad en su lugar de trabajo.

Entrenamiento en el trabajo

La capacitación en el trabajo es la mejor manera para que la mayoría de las personas aprendan a hacer su trabajo.

Por Wikilmages, dominio público, a través de Pixabay

Experiencia de entrenamiento

Soy supervisor desde hace más de 15 años. Tuve que capacitar a supervisores debajo de mí y al personal de línea debajo de ellos. También tuve que asignar nuevos empleados a los formadores.

Tu experiencia de entrenamiento

Qué hacer antes de que comience la capacitación laboral

Antes de siquiera considerar capacitar a alguien sobre cómo hacer su trabajo, debe prepararse un poco para poder capacitar efectivamente a esta otra persona:

• Tenga listos todos los sistemas informáticos necesarios. Si la persona necesita acceso a software, equipo o cualquier otra cosa relacionada con la tecnología, debe intentar tenerlo listo con anticipación. Darle a la persona su propio acceso infundirá confianza a medida que aprende.
• Elaborar procedimientos sobre las tareas involucradas. Si tiene un esquema preparado sobre cómo manejar algo paso a paso, facilitará el proceso. No a todo el mundo le gusta seguir instrucciones escritas, así que hágalo accesible y fácil de leer.
• Busque información sobre la persona. Si es posible, averigüe si la persona ha trabajado en el campo en el que ha trabajado, qué formación ha tenido, etc. Puede que le permita echar un vistazo a algunas partes de su formación o centrarse en otras áreas en las que podría carecer.

¿Qué tipo de capacitación laboral prefiere?

Entrenamiento en el trabajo

La capacitación en el trabajo es casi necesaria cuando alguien comienza en su lugar de trabajo. Considere los siguientes pasos al comenzar a capacitar a alguien:

1. Muéstrale a la persona los alrededores. Incluso si alguien está trabajando actualmente en la organización, muéstrele los alrededores. Esto les permitirá ver el flujo por el que pasa. Esto es especialmente importante para la gente nueva.
2. Aprenda sobre la persona. Habla con la persona para conocer sus habilidades básicas, en qué tiene experiencia, etc. Esto te permitirá saber qué tipo de persona es y cómo podría reaccionar ante determinadas situaciones.
3. Pregúnteles cómo prefieren aprender. Algunas personas prefieren leer un libro para aprender, otras prefieren aprender haciendo la tarea. Trate de adaptar su formación a lo que prefieran. Puede haber casos en los que tenga que recurrir a diferentes métodos para transmitir su punto de vista.
4. Comience con pequeñas partes del trabajo, luego agregue más partes. Si tienes un trabajo de varios pasos en el que necesitas entrenar, comienza con el primer paso y haz que lo repitan. A medida que avanzan, agregue otro paso y luego otro. Una vez que vean el proceso de principio a fin, lo tendrán listo sin problemas.
5. Sombralos. Siéntese a su lado y observe cómo completan cada tarea. Al principio, debe señalar los errores a medida que los cometen, pero luego dejar que cometan el error y ver si lo detectan. Si pasa demasiado el cursor sobre ellos, es posible que se sientan nerviosos y cometan aún más errores, así que tenga cuidado con la cantidad de tiempo que pasa sobre ellos.
6. Haga que intenten adivinar una solución. Si la persona se te acerca y te hace una pregunta, dale la vuelta y pregúntale cómo cree que debería manejarla. Luego corrija lo que dicen si algo es incorrecto.
7. No hagas una tarea difícil por ellos. Si surge algo difícil, no se limite a hacerse cargo de ellos y hacer que miren. Hábleles de ello. Es la única forma en que aprenderán. Si ven que usted se hará cargo de ellos cada vez, no se molestarán en aprender lo que les está enseñando.
8. Revisa su trabajo. Después de completar una tarea, verifique su trabajo para asegurarse de que esté libre de errores. Si hay un error, repáselo con ellos. No diga que cometieron un error, solo avíseles qué deberían haber hecho de manera diferente.
9. Desarrolle un horario. A medida que avanza su formación, infórmeles de lo que espera que aprendan en un período de tiempo determinado. No para presionarlos, sino solo para darles metas para progresar.
10. Sea flexible en su forma de entrenar. Cada persona es diferente. No se puede entrenar a alguien de la misma manera todas y cada una de las veces. Tienes que ajustarte a la persona. Recuerde que es la nueva persona, por lo que estará nervioso, preocupado y bajo presión para aprender lo más rápido posible. Es su trabajo como entrenador hacer que se sientan cómodos.

Éstas son reglas generales. Su lugar de trabajo puede tener expectativas o una forma de comenzar a capacitarse. Sin embargo, he descubierto que seguir estos pasos me ha ayudado a capacitar a otros para que hagan mi trabajo de la manera más efectiva posible en una variedad de entornos.

Requerir capacitación en el trabajo

Entrenador y aprendiz de lucha

Si elige al entrenador equivocado para un nuevo empleado, podrían terminar peleando entre sí, en lugar de trabajar juntos.

Por tpsdave, dominio público, a través de Pixabay

Determinar un entrenador para un nuevo empleado

Es posible que tenga varias personas en su organización que puedan hacer su trabajo, y es posible que alguien más deba ser asignado como capacitador para un nuevo empleado que ingrese. Como supervisor, esto le permite tener a alguien que se encargue del trabajo a diario sea ​​responsable de la capacitación, sin poner nervioso al empleado de que un supervisor lo esté capacitando. Tenga en cuenta lo siguiente al elegir un entrenador para un nuevo empleado:

• Algunas personas simplemente no son capaces de entrenar. Tendrás a quienes no les importa lo suficiente como para capacitar a alguien, o quienes carecen de las habilidades para ser un buen maestro. De cualquier manera, debe saber quiénes son aquellos en el trabajo que no son capaces de ser entrenadores. Nunca fuerces a alguien a ser entrenador.
• No todos los formadores trabajarán bien con los nuevos empleados. Podría haber este entrenador estelar en su oficina que haya entrenado a todos, pero este entrenador y el nuevo empleado no parecen estar haciendo clic. Está bien, asigne el nuevo empleado a otra persona. No habla mal del entrenador. Al igual que el matrimonio, no todos son parejas perfectas.
• Intente ceñirse a un solo entrenador. Si el nuevo empleado rebota mucho por varias razones, la gente podría capacitarlo de diferentes maneras y causar confusión. Si tiene que cambiar quién los está capacitando, intente hacerlo desde el principio.

Ejemplo de capacitación en el trabajo

Tu experiencia con la formación

Experiencias en la formación de otra persona para hacer mi trabajo

A lo largo de los años, he tenido buenas y malas experiencias al capacitar a alguien para que haga mi trabajo. Aprendí mucho, lo que me ayudó a convertirme en un entrenador eficaz. Compartiré algunas de mis experiencias a continuación.

• Contraté a una nueva supervisora ​​para mi oficina, pero ella y yo simplemente no hicimos clic. Estuvo genial durante la entrevista, pero una vez que comenzó, fue una historia diferente. No fue culpa suya, ni mía. Simplemente no hicimos clic, lo que hizo que el entrenamiento fuera mucho más difícil. Al final, decidió no quedarse, lo cual fue una buena decisión.
• Entrené a alguien a quien conocía desde hace mucho tiempo. Anteriormente trabajé con esta persona en otro trabajo. Luego, ambos pasamos a otra organización casi al mismo tiempo. Finalmente trabajamos en el mismo departamento. Yo era su supervisor y tuve que enseñarle a hacer el trabajo. Conocerla lo hizo mucho más fácil ya que sabía el tipo de persona que era.
• Tenía un empleado que se negaba a capacitar a un nuevo empleado. A pesar de tener la capacidad de ordenarle que capacitara a este nuevo empleado, no lo hice. Si alguien no quiere entrenar, se desquitará con el nuevo empleado.
• Un empleado que se capacitó mucho no podría capacitar a un nuevo empleado. Asigné a un empleado para capacitar a otro empleado. Entrenó muchas veces antes sin ningún problema. Pero el nuevo empleado no pudo aprender nada. Chocaron en cómo hacían las cosas, así que no encajaba bien. Al final, capacité con éxito al nuevo empleado.
• Fallé en despedir a un empleado que no estaba aprendiendo el trabajo. Esta empleada comenzó en otro turno y no le fue bien durante su capacitación. La trasladé a mi turno para poder observar su progreso. Lentamente empezó a darse cuenta, pero apenas lo suficiente para pasar el período de prueba. Desafortunadamente, ella comenzó a ir cuesta abajo después de eso. Debería haberla despedido mientras estaba entrenando, ya que no podía asumir las tareas del trabajo de manera eficaz. El simple hecho de aprender los deberes durante el entrenamiento no es suficiente para permanecer en el trabajo.

Son muchas las experiencias que he tenido, afortunadamente en su mayoría han sido buenas. Puede haber ocasiones en las que te encuentres con personas que simplemente no pueden ser capacitadas o no son adecuadas para el puesto. Al final, es posible que tenga que reducir sus pérdidas. No todos son adecuados para un trabajo, no importa cuánto los capacite.

A veces tienes empleados que no pueden ser capacitados, por lo que no tienes más remedio que despedirlos.

Por geralt, dominio público, a través de Pixabay

preguntas y respuestas

Pregunta: Mi supervisor principal me preguntó si estaría dispuesto a convertirme en entrenador y le dije que sí. El único problema es que no tengo ninguna experiencia como formador, solo como aprendiz. ¿Cómo puedo hacer ese cambio sin demasiada dificultad?

Respuesta: La mejor manera de hacerlo es aprendiendo cómo aprende la persona. ¿Quieren que se les muestre cómo hacer algo? ¿O hacerlo mediante prueba y error? Descubra primero cómo aprenden.

Pregunta: La persona que estoy entrenando quiere hacer las cosas a su manera. Necesita seguir nuestra forma de hacer las cosas. ¿Cómo puedo hacer que eso suceda?

Respuesta: ¡ Eso es difícil! Ahora, sin más detalles, es difícil de decir. Hay razones por las que las cosas se hacen como están, pero podría haber una mejor manera de hacerlo.

Eso me ha sucedido y siempre le digo a la persona que haga las cosas según la política o el procedimiento de la empresa, luego podemos ver cómo mejorar ese proceso. Pero necesita aprender la forma prescrita antes de que salgamos de esa caja. No reprima ese objetivo para buscar un camino diferente, pero refuerce que no podemos mirarlo hasta que se siga el proceso establecido. Luego, haga que el empleado "muestre su trabajo" para demostrar que ha aprendido ese proceso, luego hable sobre cómo se puede mejorar ese proceso.

Pregunta: Necesito ayuda para capacitar a dos nuevos compañeros de trabajo que se encuentran en departamentos diferentes entre sí. Mi gerente espera que yo haga toda la capacitación mientras hago mis propias tareas laborales al mismo tiempo. ¿Consejo?

Respuesta: ¡ Eso es duro! Mi sugerencia es que vayas con tu jefe y veas si puedes delegar tus deberes a otros. O delegue algunas de sus funciones a los novatos. Cuando tuve que capacitar a uno o dos empleados nuevos, descubrí que delegarles tareas facilitó mi trabajo, me permitió concentrarme en su capacitación y les proporcionó las habilidades que necesitaban. Pero si eso no es posible, debe planificar cómo desea capacitarlos y aún así administrar sus tareas. Si puede asignarles una tarea y dejar que se ejecuten por sí mismos, luego verifique su trabajo, esa puede ser otra solución.

© 2013 David Livermore