10 reglas de oro de la gestión de proyectos

Siga estas reglas para que cualquier proyecto funcione a su máxima capacidad.

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He estado involucrado en la gestión de proyectos y carteras de proyectos durante más de 30 años y hay algunas reglas de oro que he aprendido de todos estos proyectos que son estándar en cualquier tipo de proyecto. En este artículo, quiero compartir algunos de estos con ustedes.

Si aplica estas reglas a cualquier proyecto que emprenda, es muy probable que tenga un proyecto exitoso y sin estrés en sus manos.

Reglas de gestión de proyectos

Entender el alcance
Comprender los objetivos de las partes interesadas.
Plan
Contingencia
Comunicarse con el equipo
Prueba temprana / prototipo
Monitor
Informar al cliente y gestionar las expectativas
Entregar
Realizar una reunión de recapitulación / lecciones aprendidas

1. Comprender el alcance

Esto puede parecer que estoy diciendo lo obvio, pero es vital que sepa de qué se trata el proyecto. ¿Qué estás tratando de construir o lograr? ¿Existe una especificación escrita para el proyecto que debe cumplir? ¿Cuáles son los objetivos comerciales que impulsan el proyecto?

Habla con las personas involucradas en la decisión de seguir adelante con el proyecto. Puede ser un vendedor de su organización (si está realizando el proyecto como proveedor de otra empresa) o una persona de la alta dirección de su organización si se trata de un proyecto interno.

Descubra cuáles son las expectativas de su cliente (ya sea un cliente interno o un cliente externo). ¿Han hecho algo similar antes y cómo creen que fue el proyecto? ¿Qué fue bueno y qué se podría haber hecho mejor?

Asegúrese de comprender los requisitos técnicos del proyecto; si es necesario, hable con un técnico de su equipo o con su gerente / departamento de TI.

2. Comprender los objetivos de las partes interesadas

Antes de comenzar un proyecto, intente averiguar quiénes son todas las partes interesadas. Por ejemplo, si está haciendo un proyecto para un cliente externo, podría tener las siguientes partes interesadas:

El patrocinador de la empresa: es la persona que se lleva la mano al bolsillo y gasta el dinero con usted o con su organización. Van a querer una entrega puntual y de calidad sin cargos adicionales a los pactados.
El Gerente de Proyecto del Cliente: esta es la persona en su organización cliente con la que se relacionará más durante el proyecto. Querrán un proyecto sin estrés y sin complicaciones. Querrán verse bien a los ojos de su jefe y es posible que descubra que su remuneración o bonificación estará vinculada al éxito del proyecto.
El cliente experto: quizás tenga que trabajar con un cliente experto en algún momento del proyecto. Ellos querrán participar y opinar en el diseño y querrán sentir que su experiencia es escuchada y atendida. Por lo general, también tendrán poco tiempo (dado que son expertos en su campo)
Otros proveedores: a veces encontrará que dependerá de la información de otro proveedor de su cliente o ellos estarán esperando sus comentarios. Tendrá que trabajar (generalmente a través de su Gerente de Proyecto del cliente) con este proveedor y mantenerlos contentos.
Su propio jefe: su jefe querrá informes sobre cómo va su proyecto (para asegurarse de mantener feliz a este cliente y obtener ganancias para su organización).

Asegúrese de comprender de cada uno de los patrocinadores del proyecto lo que hará que este sea un proyecto exitoso desde su punto de vista.

3. Planificar

Ahora no puedo enfatizar esto lo suficiente: planificar, planificar, planificar. Enumere las tareas involucradas en el proyecto y los recursos (personas y cosas) necesarios. Observe las interdependencias de las tareas: lo que no puede comenzar antes de que comience o finalice otra cosa, etc.

Utilice herramientas como MS Project o incluso una simple hoja de cálculo de Excel para ayudarlo a planificar. Organice a las personas y las cosas que necesitará con anticipación y planifique hacer algunos prototipos y control de calidad para solucionar los problemas iniciales.

4. Contingencia

No importa qué tan bueno sea su plan, las cosas no saldrán como se esperaba. La vida intervendrá. Asegúrese de agregar alguna contingencia a su plan. Esto puede ser recursos adicionales o tiempo adicional en su agenda, pero esto marcará la diferencia entre una entrega tranquila y una frenética 2 a. M. Tarde en la noche para que la entrega sea definitiva.

Si su proyecto es para un cliente externo, anímelo desde el principio a incorporar alguna contingencia en el presupuesto (quizás un 10%). Esto les permitirá algo de espacio para moverse dentro del alcance y significará que será más fácil completar el proyecto sin tener que volver a las Adquisiciones para cada pequeño cambio.

5. Comunicarse con el equipo

Es probable que no complete este proyecto solo. No olvide que su equipo no puede leer la mente y tendrá que comunicarse con ellos para que participen, solicitar ideas, intercambiar ideas y hacerles saber cuáles son los plazos. Sea honesto y escuche sus pensamientos sobre cómo hacer las cosas más rápido o mejor.

Si su proyecto abarca varias semanas o meses (o incluso años), programe una reunión periódica con el equipo. Si su equipo está disperso por todo el mundo, puede celebrar esta reunión en un momento conveniente para todos mediante una llamada de conferencia o una sesión, como una sesión de Zoom o Webex.

Asegúrese de que cada miembro del equipo comprenda el panorama general y de que todos comprendan el efecto que tendrá en los demás miembros del equipo si hacen un buen (o mal) trabajo.

Redacte un resumen del proyecto para ayudar a los nuevos miembros a incorporarse rápidamente y ponerse al día.

6. Prueba temprana / prototipo

No importa lo que esté construyendo, no avance demasiado en la producción sin probar cómo lo está haciendo. Si es posible, construya un prototipo temprano y comuníqueselo a los tomadores de decisiones para que aporten sus opiniones. Cuanto antes obtenga esta entrada, menos reelaboración tendrá que hacer más adelante.

Las primeras pruebas o prototipos deben intentar probar todos los aspectos del producto. Haga que TI, usuarios finales, partes interesadas y otros se involucren en estas primeras pruebas.

7. Supervisar

Una vez que haya aprobado el prototipo y las pruebas iniciales, puede pasar al desarrollo a gran escala. Aquí es donde se invertirá la mayor parte del esfuerzo.

Es vital monitorear su proyecto durante esta etapa. Establezca metas y fechas límite intermedias y no se las pierda; trate cada una como una fecha límite para el cliente.

Continúe revisando con el equipo y el cliente / partes interesadas para asegurarse de que las expectativas sigan siendo las mismas y de que está en el objetivo de cumplirlas.

8. Informar al cliente y gestionar las expectativas

A los clientes les gusta saber qué está pasando. No les gusta que los dejen en la oscuridad sin informes de cómo van las cosas. Y no les gustan las sorpresas.

Asegúrese de informar periódicamente a su cliente y hágales saber cómo van las cosas con su proyecto; ¡es su dinero después de todo!

Si no están cumpliendo con su parte del trato (¡brindan comentarios, brindan algo!), Asegúrese de informarles y de hacerles saber cómo su demora afectará el cronograma o el presupuesto.

9. Entregar

Ha llegado el día D. Dígale al cliente antes de la entrega cuándo debe esperar la entrega: ¿debería esperarla a primera hora de la mañana a su hora, a última hora de la noche, al mediodía, etc.? Un cliente puede angustiarse si pensó que la entrega sería con él a primera hora de la mañana, ¡y en realidad usted tenía la intención de entregarla antes de la medianoche!

Cuando haya entregado, asegúrese de decirle al cliente que la entrega se ha realizado y de informarle cuáles son los próximos pasos. ¿Deben firmar, proporcionar comentarios, informar a otros revisores, etc.?

Si su envío es de software y lo está enviando electrónicamente, asegúrese de probar que lo que cargó (por ejemplo, en un sitio FTP) puede, de hecho, descargarse, descomprimirse y ejecutarse correctamente.

¡Tenga cuidado con el miembro del equipo técnico que asume que solo porque lo cargó, debe estar completamente allí e intacto!

10. Celebre una reunión de recapitulación / lecciones aprendidas

Una vez que todo se haya firmado y el proyecto esté cerrado, planifique realizar una reunión de revisión. Esta reunión le dará la oportunidad de solicitar una buena retroalimentación (¡suponiendo que haya hecho un buen trabajo!), Para notar dónde se pueden realizar mejoras en proyectos futuros y para dar a sus clientes comentarios sobre el papel que desempeñaron.

Celebre una reunión interna con su equipo antes de cualquier reunión de revisión posterior al proyecto con su cliente.

Sea honesto pero diplomático. Elogie cuando se lo merezca y brinde retroalimentación constructiva cuando crea que mejorará el proceso la próxima vez.

Documente los hallazgos.