¿Qué es six sigma en la gestión de operaciones?

Six Sigma es más importante cuando la vida está en juego y fue diseñado para ingeniería y fabricación de alta gama. Pero funciona para todas las empresas, incluso las de las industrias de servicios.

vestman (CC BY), a través de Flickr, recortado

Six Sigma es un gran método (con algunos problemas) y con un nombre pésimo. Six Sigma es un concepto estadístico oscuro elevado a un objetivo corporativo por Jack Welch de GE. Desafortunadamente, también es una palabra de moda en la industria y la mayoría de la gente está confundida acerca de qué es, qué significa y para qué sirve.

Qué es Six Sigma

Six Sigma es una metodología para mejorar la calidad de la gestión de operaciones eliminando errores y defectos, reduciendo costos y ahorrando tiempo. Está destinado principalmente a la ingeniería y la fabricación de alta gama, donde las empresas buscan una calidad "seis sigma" (menos de siete defectos por millón), pero se puede adoptar para otras industrias de productos y servicios. Es costoso de implementar, pero si se hace correctamente, se amortiza y convierte a las empresas en líderes de la industria y centros de excelencia.

Qué no es Six Sigma

Six Sigma no es:

Una solución rápida: es probable que la inversión inicial sea costosa. Después de eso (quizás dentro de un año) habrá un gran retorno.
Una píldora mágica: todo el mundo quiere soluciones únicas para todos. DMAIC no es así. Es más como ir a un médico especialista para una serie completa de pruebas. Luego habrá cirugía y rehabilitación. Pero, cuando termine, su empresa será como el hombre de los seis millones de dólares: mejor, más fuerte, más rápido.
Un romance rápido: recuerde que sus competidores también pueden implementar Six Sigma. No puede implementarlo solo una vez y esperarpara seguir siendo un líder de la industria.
La solución definitiva: los mercados, los clientes y la economía seguirán cambiando. Six Sigma es parte de la mejor manera de enfrentar estos cambios y seguir siendo líder en la industria. Pero eso solo sucederá si todos en su empresa adoptan el pensamiento Six Sigma y lo aplican a cada problema: los nuevos que surgen y los viejos que regresan para atormentarnos.

Principios Six Sigma para la mejora de operaciones

No existe un método estándar de Six Sigma, pero, si lee muchos textos, encontrará todos estos principios esenciales:

Apoyo ejecutivo senior. Six Sigma solo funcionará si los ingenieros de calidad y los gerentes de departamento cuentan con el apoyo de altos ejecutivos. Tenga en cuenta que esto es diferente de la gestión de calidad clásica, donde se requiere liderazgo ejecutivo. Y puede ser una diferencia crucial. A veces, el apoyo de los ejecutivos no es suficiente y las iniciativas Six Sigma fracasan debido a la falta de liderazgo ejecutivo.
Entrenamiento de arriba hacia abajo. Six Sigma puede utilizar consultores expertos externos, pero no puede depender de ellos por mucho tiempo. Todos los integrantes de la empresa, división o departamento deben recibir capacitación en Six Sigma. Los ejecutivos y gerentes superiores deben comprender su valor comercial y cómo respaldarlo. Los gerentes no técnicos deben saber trabajar con él. Los ingenieros deben saber cómo hacerlo. Y los trabajadores deben saber cómo comunicar los problemas a los ingenieros.
Incluya la voz del cliente. En última instancia, solo hay una medida de éxito: clientes satisfechos que compran nuestras cosas y vuelven por más. Entonces, comencemos por ahí: el cliente define qué calidad hay en nuestros productos y servicios a través de grupos focales, encuestas, quejas y otras herramientas que utilizamos para escuchar a nuestros clientes.
Cree una infraestructura para respaldar el éxito. Six Sigma no es una solución de una sola vez. Para mantener una producción de alta calidad, toda la organización debe poder comunicarse sobre errores y defectos y cómo eliminarlos.
Desarrollar proyectos a corto plazo con metas específicas. En lugar de intentar correr y arreglar todo a la vez, organizamos las iniciativas Six Sigma en proyectos específicos. Cada proyecto tiene un objetivo claro, y los proyectos que benefician a la mayoría de los resultados se hacen primero.
Céntrese en la mejora de procesos. Un elemento esencial de toda la gestión de la calidad es prevenir, detectar y reducir errores en el proceso para reducir defectos en el producto.
Metodología clara y coherente. En todas las empresas, hay muchas formas de realizar Six Sigma. Dentro de una empresa, debe haber un enfoque general claro, adaptado a cada área del negocio.
Céntrese en las personas y los procesos. Centrarse en las ganancias trimestrales o en productos defectuosos no mejorará las ganancias ni reducirá los defectos. Los excelentes procesos realizados por miembros del equipo capacitados y motivados producen productos de alta calidad y altas ganancias.

Al operar de acuerdo con estos principios, las empresas Six Sigma mejoran las operaciones y la calidad con muchas herramientas específicas.

Herramientas Six Sigma

El conjunto de herramientas de Six Sigma está repleto: un texto típico enumera más de 50 herramientas diferentes que se pueden utilizar para resolver problemas de gestión, operaciones y calidad. Algunos son de sentido común, otros son de lógica simple y algunos usan estadísticas muy avanzadas. El trabajo de Six Sigma Black Belts y Green Belts es elegir la herramienta adecuada para cada trabajo.

La herramienta más central es DMAIC, que significa Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. DMAIC es tanto la metodología que gobierna todo el sistema de gestión Six Sigma como el método que crea los pasos para cada proyecto. En resumen, pensamos de forma diagnóstica. Nosotros:

Definir los requisitos del cliente o las directivas ejecutivas que se deben cumplir.
Mide lo que está sucediendo ahora. ¿Qué necesita cambiar de donde estamos ahora para cumplir con las metas que definimos?
Analizar las causas fundamentales del problema, para que sepamos qué cambios podemos hacer para alcanzar nuestros objetivos.
Mejorar el proceso para que logre las metas.
Controla el proceso para que, en el futuro, siempre se logre el objetivo.

Algunas herramientas Six Sigma son métodos de sentido común. Por ejemplo, el diagrama de espagueti es un plano de planta que muestra cómo las cosas se mueven hacia adelante y hacia atrás a través de la fabricación de un departamento a otro. Si el diagrama parece una pila de espaguetis, entonces se está desperdiciando mucho tiempo y dinero en mover cosas, retrasos y confusión. Podemos manejar esto rediseñando la fábrica y racionalizando el proceso.

Muchas herramientas Six Sigma se toman prestadas de otras metodologías. La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una herramienta básica de gestión de proyectos. La metodología Lean proviene de la fabricación Just-In-Time (JIT). Los diagramas de flujo provienen de la ingeniería química y el procesamiento de datos. El sistema Five S proviene de la mejora continua japonesa (kaizen). La regla Six Sigma es: si una herramienta funciona, ¡úsala!

Muchas herramientas Six Sigma son estadísticas. Algunos, como los histogramas y los diagramas de Pareto, no requieren un estadístico. Otros, como ANOVA y la Prueba no paramétrica de igualdad de medias, solo deben ser utilizados por estadísticos. (¡Cualquiera más dejaría caer sus espaguetis!)

La formación Six Sigma es un estudio en profundidad de estas herramientas y cómo utilizarlas. La formación Green Belt se centra en el uso de herramientas para respaldar proyectos. La formación Black Belt se centra en gestionar los proyectos para que tengan éxito.

Claves para el éxito de Six Sigma

Las iniciativas Six Sigma pueden evitar que las empresas quiebren en estos tiempos difíciles. También pueden llevar a una empresa a la cima de su industria, convirtiéndola en líder de la industria, un gran lugar para trabajar, un competidor superior y un Centro de Excelencia.

También pueden fallar miserablemente, desperdiciando toneladas de dinero, creando conflictos y dejando las cosas peor de lo que estaban cuando se inició la iniciativa. Para entender por qué, lea Éxito empresarial: madurez y capacidad, o sinergia negativa. Las ideas allí se aplican tanto a Six Sigma como al Modelo de madurez de capacidad (CMM).

Sin embargo, estos cuatro elementos son las claves para lograr el éxito de Six Sigma y prevenir desastres operativos:

Liderazgo ejecutivo. Six Sigma dice que solo se necesita apoyo ejecutivo. Pero la experiencia muestra que el compromiso total a nivel ejecutivo con el liderazgo mediante el ejemplo es esencial para el éxito a largo plazo.
Metodología estándar. Six Sigma solo funcionará si todos están capacitados y realmente usan las partes de Six Sigma que se aplican a su trabajo. Con demasiada frecuencia, la gente habla de los métodos de boquilla y se va y hace lo suyo. Luego, los problemas persisten, y suponen una gran pérdida para los resultados finales, hasta la próxima iniciativa.
Proyectos. Six Sigma no se puede implementar en todas partes a la vez, o en una mezcolanza, aquí y allá. Debe implementarse en una serie de proyectos, abordando primero las mejoras más importantes y avanzando desde allí.
Siga midiendo, gestionando y mejorando. El compromiso corporativo y del equipo con el éxito debe estar respaldado por controles de gestión y comunicaciones que midan los resultados y garanticen el éxito continuo.

Trabajando así, puede implementar Six Sigma sin crear un desastre. Permanecerá en el negocio y se mantendrá por delante de la competencia. ¡También puede encontrar que su trabajo y lugar de trabajo son un gran lugar para estar!

¿Es Six Sigma adecuado para su empresa?

Si desea ayuda para decidir si Six Sigma es una buena opción para su empresa, lea ¿Ayudará Six Sigma a la gestión de operaciones en su empresa?