Qué incluir en la carta del proyecto

Introducción

La carta del proyecto es la parte impulsora de cada proyecto. Si bien se construye antes de la planificación y el análisis del proyecto, establece en un alto nivel por qué es necesario este proyecto, qué se hará, los riesgos y suposiciones asociados con este proyecto y los miembros clave del equipo del proyecto.. Es importante que los miembros clave del equipo del proyecto firmen el acta constitutiva del proyecto antes de que comiencen los trabajos, para que todos estén de acuerdo en lo que todos están trabajando. Este artículo describe los elementos clave que deben incluirse en todos los estatutos del proyecto.

Los elementos principales de un buen estatuto de proyecto son el alcance del proyecto, los criterios de éxito, la aprobación del equipo, la denuncia de riesgos y suposiciones y un cronograma de alto nivel.

Propuesta de valor

Comprender la propuesta de valor es crucial para comprender tanto la necesidad comercial satisfecha por el proyecto como el retorno de la inversión asociado con la satisfacción de esa necesidad. Si se presentó un caso de negocio asociado con la solicitud inicial del proyecto, entonces debería poder sacar la propuesta de valor de eso y conectarla a la carta del proyecto. Sin embargo, hay una gran cantidad de empresas que aún evitan explorar la propuesta de valor asociada con el trabajo que eligen hacer, por lo que se encuentran gastando mucho dinero en proyectos que generan muy poco valor en términos de valor agregado. Si este ejercicio no se realizó antes de que se aprobara el proyecto,luego, debe reunir esa información y conectarla en el estatuto de su proyecto para que todos estén al tanto de lo que obtendrán por el trabajo y el dinero que invertirán en este proyecto.

Alcance y objetivos del proyecto

Este es un resumen de alto nivel del trabajo que se completará, junto con un resumen de los entregables que serán el resultado del proyecto. Para mayor claridad, debe tener claro qué está dentro del alcance de este proyecto y qué estará fuera del alcance de este proyecto.

Riesgos y supuestos

Debe enumerar los riesgos que ve en el horizonte que podrían afectar este proyecto y qué suposiciones tiene sobre el proyecto. El riesgo para un proyecto puede provenir de una variedad de lugares. Si un proveedor con el que desea trabajar no está en buena forma financieramente, puede incluirlo como un riesgo de tener que utilizar otro proveedor que no esté tan familiarizado con su empresa. Alternativamente, puede existir el riesgo de que el gobierno local, estatal o federal apruebe una legislación que haga que lo que estaba haciendo como parte de este proyecto sea mucho menos valioso. Además, es posible que esté trabajando en un proyecto donde las consideraciones ambientales son importantes. Tal vez esté ejecutando un proyecto que requerirá mucho trabajo externo durante un período de tiempo y los meteorólogos predicen tornados graves durante ese período de tiempo; definitivamente querrá incluirlo como un riesgo.El universo de riesgos es amplio y desea asegurarse de no solo enumerarlos, sino de tener un plan para mitigarlos.

Con respecto a las suposiciones, esta primaria entra en juego con los recursos y la programación, ya que probablemente tendrá que hacer suposiciones sobre los recursos de desarrollador disponibles para usted, los recursos de prueba disponibles para usted y otras formas de apoyo de los miembros del equipo.

Qué incluir en un informe de estado del proyecto semanal

Definición de éxito

Siempre debe tener claro cuáles son los criterios para que este proyecto en particular sea un éxito. Para este criterio, debe comenzar por retroceder y mirar la propuesta de valor. Por ejemplo, si crea una herramienta como resultado del proyecto, y parte de la propuesta de valor asociada con el avance y la creación de la herramienta fue que esta herramienta haría posible que su empresa generara widgets dos veces más rápido, entonces Quiero dejar claro dentro de los criterios de éxito que parte de lo que hará que este proyecto sea un éxito es si esta herramienta genera widgets dos veces más rápido, entre otras cosas. Todos los criterios de éxito deben ser medibles, de modo que después de un período de tiempo la empresa pueda mirar hacia atrás y determinar si el proyecto fue un éxito y si no lo fue.t querrán profundizar y comprender dónde se equivocaron.

Calendario de hitos

Este sería un resumen de alto nivel de los principales trabajos que deberán completarse para finalizar este proyecto. También debe trabajar con los equipos necesarios para generar estimaciones aproximadas de orden de magnitud alrededor de cada uno de estos hitos para tener una idea de cuánto tiempo tomará cada uno de ellos.

Equipo de proyecto y partes interesadas

Debe enumerar todos los miembros del equipo del proyecto. En la parte superior, debe tener un patrocinador ejecutivo, que debe ser alguien de un nivel superior en su organización que pueda servir como un campeón para este proyecto. Por lo general, puede deslizar a la persona que envió el caso comercial a este rol si es una persona de mayor jerarquía en su organización. A partir de ahí, debe tener un interesado representativo de cada área funcional que se verá afectada por el resultado de este proyecto. Por ejemplo, esto puede significar que involucre a personas de recursos humanos, finanzas, TI, ventas y otras áreas según sea necesario. Además, debe incluir a las personas que realmente realizarán el trabajo en el proyecto.

Aprobación de las partes interesadas

Es absolutamente fundamental que todas las personas identificadas como partes interesadas firmen la carta del proyecto, indicando que están de acuerdo con la evaluación de alto nivel del trabajo que debe realizarse, el cronograma para realizar ese trabajo, cómo quieren hacerlo medir si tuvo éxito y quiénes deben participar. Si no obtiene las firmas y las fechas en papel, deja abierta la opción de que alguien regrese y diga que hubo trabajo adicional acordado por el equipo que no se está realizando como parte del proyecto. Si tiene un estatuto de proyecto que todos han firmado, puede consultarlo y ver claramente si esa persona tiene un punto válido y tomar las medidas necesarias.