Etiqueta de correo electrónico de oficina para gerentes

Enviar un correo electrónico a un empleado desde su casa, a altas horas de la noche, solo debe hacerse en una emergencia extrema. La mayoría de las veces es mejor que se quede dormido y redacte su correo electrónico en el trabajo al día siguiente, cuando tenga la mente despejada.

¿Qué es mejor: correo electrónico o comunicación cara a cara?

Los gerentes a menudo confían en el correo electrónico para comunicar rápidamente información importante a su personal. Pero si no se usa con prudencia, los gerentes que confían demasiado en el correo electrónico cuando deberían tener conversaciones cara a cara con sus empleados pueden hacer más daño que bien. Siga estos sencillos consejos para evitar los errores comunes del correo electrónico que socavan su autoridad y alienan a su personal.

7 errores comunes de correo electrónico que cometen los gerentes

En la mayoría de las oficinas, el correo electrónico es el método dominante para las comunicaciones entre oficinas cuando las reuniones cara a cara no son posibles. Dicho esto, hay algunas situaciones en las que el uso de comunicaciones por correo electrónico entre un gerente y un subordinado es inapropiado.

A continuación, se incluyen algunos errores comunes de correo electrónico que debe evitar si desea mantener buenas relaciones con sus empleados.

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1. No utilice el correo electrónico como una forma de evitar a alguien.

Nunca use el correo electrónico para acciones disciplinarias, revisiones de desempeño u otros temas delicados. Comunicar malas noticias por correo electrónico socava su credibilidad como líder. Desea que el personal sepa que puede confiar en usted para tratar los problemas difíciles en persona. Brinde a sus empleados el respeto que se merecen, incluso cuando los esté disciplinando, y tenga una reunión cara a cara.

Como gerente, si recibe un mensaje de correo electrónico confuso de su subordinado, en lugar de reaccionar enviando otro correo electrónico, levante el teléfono o el intercomunicador y pídale a su subordinado que aclare su correo electrónico en persona. Si los mensajes de correo electrónico no cumplen con sus objetivos de comunicación, como gerente, es su responsabilidad detener el ciclo de correos electrónicos circulares y comenzar a comunicarse con claridad.

Antes de enviar un correo electrónico a su compañero de trabajo a dos escritorios de distancia, pregúntese si una conversación cara a cara sería más apropiada.

2. No subestime la permanencia del correo electrónico.

No olvide que todo lo que escriba en un correo electrónico se convierte en un registro permanente de su comunicación, con un sello de fecha y hora. Todo lo que escriba en un correo electrónico se puede utilizar en los tribunales para demandas por despido injustificado. Los correos electrónicos son mucho más fáciles de desenterrar, imprimir y / o reenviar fuera de la oficina que los memos tradicionales en papel.

Si está molesto, tómese un descanso y cálmese antes de enviar un correo electrónico a un miembro del personal. Una vez que se ha enviado un correo electrónico enojado, no se puede retirar, así que elija sus palabras con cuidado.

3. No utilice un lenguaje pasivo agresivo en un correo electrónico.

Si siente que está reaccionando fuertemente a un correo electrónico, una llamada telefónica o una discusión en una reunión reciente, siéntese con sus sentimientos durante unos minutos. Luego, decida si escribir y enviar un correo electrónico es la respuesta más adecuada. (Cuando las emociones están cargadas, generalmente no lo está).

Cuando deba responder a una situación difícil por correo electrónico, observe el tono que usa. Trate sus comunicaciones por correo electrónico como si fuera un memo. Evite el lenguaje agresivo, pasivo-agresivo y el sarcasmo a toda costa, a menos que desee desmoralizar gravemente a su personal y crear barreras de comunicación insuperables más adelante.

Para evitar el uso de un lenguaje pasivo agresivo en su correo electrónico y mejorar la receptividad después de que se haya enviado su mensaje, exprese sus sentimientos claramente, de la manera más positiva posible, justo al principio del mensaje. Los gerentes eficaces saben que el refuerzo positivo es tan importante como la crítica constructiva. Pero si ese refuerzo positivo es demasiado vago o está oculto en la parte inferior del mensaje de correo electrónico, es posible que su empleado no lo "escuche".

4. No incluya (CC) a demasiadas personas.

No hagas participar a otras personas en una conversación por correo electrónico sin pedir primero permiso a los participantes originales. Si tiene una conversación de ida y vuelta por correo electrónico con otro miembro del personal, pero en algún lugar del hilo en curso, cree que otra persona podría necesitar participar, antes de simplemente enviarle un CC, informe a la persona con la que se ha estado comunicando antes. envías el mensaje. Asegúrese de explicar por qué desea invitar a la persona que se trajo a la discusión y tenga claro lo que piensa decir. Por ejemplo, podría escribir algo como: "Realmente creo que Jane podría ayudarnos a encontrar algunas soluciones al problema X. Ella ha estado trabajando en el departamento de XYZ durante 10 años y me gustaría conocer sus ideas.¿Puedo reenviarle una copia de este hilo de correo electrónico y preguntarle a ABC ? "

5. Utilice BCC con cuidado.

La función BCC (copia oculta) debe usarse para mantener la confidencialidad de las direcciones de correo electrónico de otras personas en un correo electrónico grupal. No debe usarse para enviar en secreto una conversación privada por correo electrónico a otra persona sin el conocimiento de la otra parte. A menos que tenga una razón justificable (es decir, la seguridad de alguien está en riesgo si no envía un mensaje BCC) para no ser transparente sobre dónde está enviando un mensaje, usar la función BCC es algo así como susurrar a espaldas de alguien en el trabajo. Es descortés y poco profesional. Y en algunos casos, reenviar o copiar un mensaje a destinatarios no deseados podría meterte en un lío legal.

6. No olvide ser justo.

Los gerentes efectivos siempre buscan ser justos: si usted es un gerente que se preocupa por tratar con sus empleados de una manera justa, empática y firme, verá que los mensajes de correo electrónico no siempre son la mejor manera de llegar a sus empleados.

Lee Iacocca tiene este consejo sobre cómo dar retroalimentación a otros:

Este es un consejo adecuado y oportuno cuando se aplica a la comunicación con los empleados por correo electrónico.

7. Cuide su idioma.

Si desea ser un líder y comunicador eficaz, preste mucha atención al lenguaje que usa cuando envía correos electrónicos a su personal. Hay algunas frases que pueden socavar su mensaje y hacer perder el tiempo al lector. Las frases aparecieron en una práctica infografía publicada en Inc.com: 21 frases que nunca debería incluir en un correo electrónico.

• "¿Puedo hacer una pregunta?" Siga adelante y haga la pregunta. No lo introduzcas pidiendo permiso para realizar tu consulta. Si está utilizando la frase "¿Puedo hacerle una pregunta?" como una forma de plantear un tema delicado, es una señal de que su pregunta es demasiado personal para un correo electrónico. Si debe hacer la pregunta personal, hágalo cara a cara, no por correo electrónico cuando su destinatario pueda tener preocupaciones legítimas lo que podría pasar con su respuesta se comparte por correo electrónico.
• "¿Esto podría no aplicarse a usted?" El lector se preguntará por qué me lo envía.
• "¿Tiene sentido?" Si no está seguro de que lo que ha escrito en un correo electrónico al personal se va a entender, es una señal de que debe volver a escribir su correo electrónico hasta que esté seguro de que lo que está diciendo es claro y directo.

© 2012 Sally Hayes